IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

 - INTRODUCCIÓN A LA IMPORTACIÓN.

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.

-  Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para Importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

1. Utilizar el portapapeles de Windows , es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

2. Importar datos de otros archivos que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. 

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

-UTILIZAR EL ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO. 

Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:

1.  Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipo de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.

2.  Acceder mediante el menú Archivo>Abrir y donde pone Tipo > de datos y seleccionar Todos los Todos los Archivos. 

A continuación, en ambos casos, se sigue el mismo procedimiento.

Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto.

En la ventana del Asistente para importar texto - Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:

1ª.  Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba.

2ª.  Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.

3ª.  También podemos decidir el Origen del Archivo. 

Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente. 

       - CONEXIONES. 

Se abrirá una ventana que nos mostrará todas las conexiones del libro y podremos eliminar la conexión, actualizar los datos con el archivo externo o ver sus Propiedades. 

Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos propiedades muy útiles.

En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo ).

Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.I

-IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL Y VICEVERSA. 

IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL:

A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel.

Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.

-  Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.

-  Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la PESTAÑA INICIO y haciendo clic en el botón Copiar. 

-  Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.

-  Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos eliminar utilizando las opciones de este menú. 

        IMPORTAR DATOS DE EXCEL A WORD:

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos queden vinculados, es decir, que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word.

Para realizar este proceso:

-  Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.

-  Copiamos los datos seleccionados PULSANDO Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar. 

-  Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar. 

Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado  donde podemos ver las distintas opciones:

-  Por defecto se pega utilizando la primera opción: Mantener el formato de origen. 

-  Para vincular los datos deberemos elegir la tercera o la cuarta opción : Vincular y mantener formato de origen o bien Vincular y usar estilos de destino. Las opciones de vinculación se distinguen por el icono de la cadena.

-IMPORTAR DATOS DE ACCESS

También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente de consultas y tablas de Microsoft Access.

Pulsando Desde Access aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos. Seleccionamos el archivo y pulsamos Abrir. 

En caso de que la base de datos contenga más de una tabla, se mostrará una ventana similar a la siguiente para elegir cuál queremos importar.

Al pulsar Aceptar se mostrará la ventana Importar datos.

En la siguiente ventana podemos elegir Cómo ver los datos en el libro y dónde se situarán, en una hoja existente o en una nueva.

Pulsamos en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión que vimos anteriormente en el apartado de conexiones.

-IMPORTAR DE UNA PÁGINA WEB. 

Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web. 

Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la página web.

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.

En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no el formato de la tabla.

Ten en cuenta que muchas webs utilizan las tablas para estructurar su contenido, y no sólo para mostrar datos, así que fíjate bien en que la información que vayas a importar sea lo que necesitas.

Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar. 

Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualización de la conexión.

Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después podremos modificar el formato y si queremos que haya actualización.

       -IMPORTAR DE OTRAS FUENTES. 

También podemos importar De otras fuentes. 

Desde este botón podremos conectar con una base de datos SQLServer o importar un archivo XML, entre otros.

En cada una de las opciones nos pedirá que realicemos una acción diferente, por ejemplo, para conectar con una base de datos deberemos incluir el nombre del servidor, o las credenciales para identificarnos como usuarios de la base, en caso de que esté protegida por contraseña, etc. En el caso de los archivos XML necesitaremos localizar y seleccionar el archivo.

Simplemente deberemos ir siguiendo los asistentes y elegir entre las distintas opciones que se nos presenten durante la importación.

-IMPORTAR DE OTRO LIBRO. 

Exportar un libro es el proceso contrario al de importar. Se trata de guardar las hojas de cálculo en un formato distinto al habitual. Para ello, haremos clic en Archivo y seleccionaremos la opción Guardar como. 

El proceso es sencillo. Cuando se abra el cuadro de diálogo Guardar como tendremos que seleccionar el tipo y elegir el que más nos interese de la lista.

El tipo que aparece en azul, seleccionado, es el tipo actual del documento. Para exportar simplemente seleccionamos el formato y procedemos a guardar el documento normalmente.

Observarás que el nombre del archivo cambia, mostrando la extensión correspondiente al formato que has elegido.

Ten en cuenta que el archivo que se exporta debe cumplir las normas del tipo al que se pretende exportar. Por ejemplo, el Texto con formato (delimitado por espacios) (. Prn) no admite la exportación de todas las hojas del libro, de forma que te avisará de que tan sólo puede exportar la hoja activa y te permitirá elegir si deseas seguir con la exportación o cancelarla.

VÍDEO :

BIBLIOGRAFÍA:

Microsoft Excel . (2016). Importar y exportar datos en Excel . 2020, de Microsoft Excel Sitio web: https://sites.google.com/site/glgexcel2010/home/unidad-15